Querido jefe, tenemos demasiadas juntas: está es la razón por la que los mejores equipos tienen menos reuniones En la carrera de la vida laboral moderna, la clave es la eficiencia.

Si bien la idea de "trabajar inteligentemente, no duro" es válida, mi enfoque va más allá de solo ser más eficientes. Se trata de adoptar una forma completamente nueva de pensar y de trabajar. A medida que la naturaleza del trabajo continúa siendo sometida a un intenso escrutinio, principalmente centrado en el "dónde", los debates en torno a la frecuencia y necesidad de las reuniones laborales también han aumentado. Este tema se discute ahora en volumen significativo, y con razón. En 2024, tenemos muchas oportunidades para cambiar la productividad, la creatividad y la satisfacción de los empleados. Hay un argumento convincente en favor de que los equipos de trabajo tengan muchas menos reuniones, con lo que estoy totalmente de acuerdo. Déjame explicarte por qué.

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El costo de las reuniones excesivas

El costo de someter a las personas a reuniones excesivas es lo primero. En el núcleo de la mayoría de los equipos de trabajo, los líderes y jefes suelen ser bastante cautelosos sobre la configuración de los equipos y los gastos en los que incurren. Tener reuniones es algo que la mayoría ve como una tarea productiva y progresiva y, por lo tanto, suele pasar desapercibida cuando se trata de eliminar actividades innecesarias y costosas. Sin embargo, la investigación actual y la experiencia personal me dicen que no debería ser así. La investigación destaca una tendencia en la que las reuniones excesivas pueden afectar restar significativamente a la productividad. Específicamente, un estudio realizado por Harvard Business Review indicó un aumento bastante sustancial del 71% en la productividad y satisfacción de los empleados cuando se redujo la frecuencia de las reuniones en un 40%.

Entonces, no solo aumentas la productividad de tu equipo cuando reduces las reuniones, sino que también obtienes más por tu dinero con tu personal. Es extremadamente común que no todas las secciones de la reunión se apliquen a todos los asistentes y su flujo de trabajo, y por lo tanto, las personas se encuentran girando los pulgares y escuchando a colegas presentar trabajos por cortesía hacia ellos y hacia el líder de la reunión.

¿Podría este tiempo aprovecharse mejor en otro lugar? Casi seguro que sí. ¿Podría entregarse la información de una mejor y más dirigida manera? Definitivamente.

Como lo mencioné al principio, hay oportunidades para entregar información de manera más eficiente que en una reunión gracias a nuevas tecnologías como Slack, Notion o Bubbles. No desperdicies el tiempo de tu equipo (o el dinero que gastas en sus salarios) en reuniones inútiles. Mejor discute lo que necesita ser discutido en la reunión y continúa esa conversación de manera asincrónica con una herramienta como la mencionada, manteniendo los detalles y el contexto de la información entregada, pero de manera más eficiente.

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El impacto psicológico y operativo

No todo se trata de costos, y de hecho, muchos jefes priorizarían la brillantez operativa sobre un gasto adicional. Por lo tanto, debemos analizar cómo se sitúa esta afirmación dentro del lado operativo de las cosas. Quiero profundizar en las estadísticas recién mencionadas para cuestionar si esto es solo una anomalía y la preferencia de unos pocos selectos o si la gran mayoría cree que la reducción de las reuniones afectará positivamente las operaciones en el lugar de trabajo.

He notado y escuchado de los miembros de mi equipo que tener menos reuniones les permite sentirse más autónomos y menos microgestionados, lo que significa que se responsabilizan más de hacer su trabajo.

Sentimos que trabajar solos aumenta la posibilidad de una concentración profunda, algo esencial en los roles creativos. Descubrimos que conectarnos a una reunión de equipo para discutir una mayor cantidad de trabajo completado o bloqueado nos permite operar con eficiencia óptima con una producción aumentada. Como afirmé, se trata de tomar las decisiones correctas con la tecnología disponible para nosotros en 2024.

Eso fue principalmente operativo, así que profundicemos en la psicología. Las reuniones suelen llevar a lo que se conoce como "Síndrome de Recuperación de Reuniones", que sucede cuando los empleados necesitan tiempo para pensar y recuperarse mentalmente después de reuniones frecuentes, largas o caóticas.

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Técnicas estratégicas para reducir las reuniones

Ahora que tenemos más claridad, veamos cómo tu negocio puede optimizar sus prácticas de reuniones:

• Días sin reuniones: Permite que se realice ese trabajo profundo. Ten días donde las interrupciones raramente ocurran y deja que los flujos de trabajo prosperen gracias a la concentración del equipo.
• Prioriza las reuniones dirigidas por la agenda: No te reúnas si no sabes por qué te estás reuniendo. Annette Catino, CEO de QualCare Alliance Network, lo expresó muy bien: "Dame una agenda o sino no me voy a sentar allí". Reúnete mejor, no con más frecuencia.
• Limita la duración y el tamaño de las reuniones: Amazon aplica la regla de las dos pizzas: no invites a más personas de las que puedan alimentarse con dos pizzas. Evita llenar la sala y extenderte demasiado, así obtendrás aportes y resultados más reflexivos.
• Usa la tecnología: Integra herramientas de inteligencia artificial, gestión de reuniones y plataformas que puedan automatizar parte de las reuniones para maximizar la eficiencia. No pierdas tiempo en tareas tontas y mundanas.

Así es como llegarás al futuro de las reuniones. Se convertirán en algo más estratégico y, en lugar de ser el método de comunicación predeterminado, los equipos (los buenos) adoptarán un enfoque más reflexivo, donde evaluarán la necesidad real de cada reunión y el valor potencial que esta tiene. No te quedes atrás y, a partir de ahora, crea una cultura de mejora de reuniones —no de más reuniones— sin importar si estas son presenciales o remotas.